Die goedkoopste event is nie altyd die een met die laagste kwotasie nie.
βn Venue word bespreek. Die dekor lyk goed. Die spysenier is gereed. Dan kom die ekstra kostes, laat verskaffers, verkeerde hoeveelhede, tegniese probleme en veranderinge wat niemand in die begroting voorsien het nie.
Dit is juis waar goeie eventbeplanning waarde begin toevoeg.
Maar wat kos βn eventplanner in Suid-Afrika, en waarvoor betaal jy?
πππ ππππ ππππππππ: ππππ ππ πππ πππ πππππ ππππ πππ
Die koste van βn eventplanner hang af van die grootte, tipe en kompleksiteit van jou geleentheid.
βn Intieme funksie vir 40 mense verg nie dieselfde hoeveelheid werk as βn korporatiewe geleentheid vir 500 gaste, βn fees, gholfdag of groot fondsinsameling nie.
Die finale fooi word gewoonlik beΓ―nvloed deur:
- Aantal gaste
- Tipe geleentheid
- Venue en ligging
- Hoeveel verskaffers bestuur moet word
- Dekor en tegniese vereistes
- Kos en drank
- Klank, beligting en vermaak
- Bemarking en registrasie
- Personeel op die dag
- Opbou en afbreek
- Hoeveel van die beplanning die eventplanner moet hanteer
Daarom behoort jou eerste vraag nie net te wees: βWat kos βn eventplanner?β nie.
Vra eerder:
βWat kry ek vir die bedrag wat ek betaal?β
ππππππππ ππππππ ππ πππππππ?
Baie van die werk gebeur lank voordat jou eerste gas opdaag.
βn Eventplanner help met begrotings, tydlyne, venues, verskaffers, logistiek, uitleg, kommunikasie en die honderde kleiner besluite wat saam βn geleentheid vorm.
Op die dag self moet iemand ook die groter prentjie bestuur.
Wanneer kom die spysenier?
Wanneer begin die klanktoets?
Waar moet elke verskaffer wees?
Wie hanteer βn probleem as iets laat aankom?
Wie sorg dat die program volgens tyd verloop?
Wanneer jy self jou event bestuur, land baie van hierdie vrae by jou.
Met βn eventplanner het jy iemand wie se werk juis is om die verskillende dele bymekaar te bring.
πππ ππππ πππππππππππππ πππππππππ ππππππ?
Verskillende eventplanners gebruik verskillende prysmodelle.
Jy sal dikwels βn vaste projekfooi, βn persentasie van die totale eventbegroting, βn konsultasiefooi of βn kombinasie van hierdie modelle sien.
Die belangrike deel is om vooraf duidelikheid te kry.
Vra presies wat die fooi insluit, wat apart gehef word en watter dienste buite die oorspronklike omvang val.
ππππππ ππ πππ πππππππππππ ππππππππ πππ πππππ πππ πππππππππππ πππππ πππ?
Een verkeerde besluit raak vinnig duur.
Jy bespreek te veel kos.
Jy huur toerusting wat die venue reeds verskaf.
βn Belangrike item word op die laaste oomblik bestel.
Die verkeerde grootte verhoog of tent word bespreek.
Verskaffers arriveer op dieselfde tyd sonder βn opbouplan.
Hierdie probleme kos geld, maar hulle kos ook tyd.
βn Ervare eventplanner behoort jou te help om sulke probleme vroeΓ«r raak te sien en jou begroting doelgerig te bestuur.
πππ ππππ ππ πππ πππππππ ππ βπ ππππππππ πππππππ?
Maak seker jy verstaan:
- Wat presies by die fooi ingesluit is
- Watter dienste ekstra kos
- Wie die verskaffers bestuur
- Wie op die dag teenwoordig sal wees
- Hoe veranderinge aan die oorspronklike plan hanteer word
- Hoe betalings aan verskaffers werk
- Wat gebeur wanneer iets onverwags verander
βn Goedkoop bedrag beteken min as jy later vir elke ekstra taak apart betaal.
πππ πππππ πππππ ππ πππ πππ πππ πππ πππ πππ
Die beter vraag is wat jou geleentheid nodig het.
Sommige events benodig slegs hulp met βn spesifieke deel. Ander benodig iemand wat die hele proses van die eerste idee tot die laaste verskaffer wat vertrek, bestuur.
By NHLC Events begin goeie eventbeplanning met βn gesprek oor jou doel, begroting, gaste en wat jy met die geleentheid wil bereik.
Beplan jy βn korporatiewe funksie, gholfdag, fondsinsameling, fees of ander spesiale geleentheid?
Praat met NHLC Events voordat jy begin bespreek. βn Duidelike plan aan die begin help jou om beter besluite oor jou begroting, verskaffers en event te neem.